Year-end Party là bữa tiệc thường niên được các doanh nghiệp tổ chức hay còn gọi là tiệc liên hoan cuối năm. Buổi tiệc này thường được tổ chức với quy mô hoành tráng nhằm tôn vinh các cá nhân cùng tập thể có đóng góp to lớn cho cả công ty trong suốt một năm và gắn kết các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Đồng thời, buổi tiệc còn là nơi khích lệ tinh thần và định hướng làm việc của cả công ty trong năm mới. Bởi tính chất quan trọng của nó nên các công ty thường triển khai rất kỹ càng trong công tác chọn lựa và tổ chức buổi tiệc này. Bằng kinh nghiệm tổ chức nhiều buổi Year-end Party lớn nhỏ cho các công ty trong và ngoài khu vực Hà Nội chúng tôi có một số lưu ý hữu ích cho các công ty khi chuẩn bị tổ chức buổi tiệc liên hoan cuối năm.
Về địa điểm tổ chức
Đây là phần quan trọng bởi mỗi công ty có một ý tưởng tổ chức và quy mô nhân viên khác nhau nên phần địa điểm tổ chức phải đảm bảo đủ các tiêu chí: thuận tiện đi lại, đầy đủ thiết bị, đầy đủ không gian cho tổ chức và ăn uống. Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức, công ty tìm thuê hội trường có sẵn của các trung tâm hội nghị và tổ chức tiệc, công ty có thể đầu tư sân khấu dựng rạp tại nhà xưởng nếu doanh nghiệp có diện tích mặt bằng lớn thuận tiện cho việc dựng nhà rạp lớn, đối với những công ty nhỏ có thể lựa chọn đặt tiệc và decor tới chính văn phòng của mình. Mỗi lựa chọn về địa điểm lại có những ưu nhược điểm khác nhau phụ thuộc vào số lượng nhân viên và quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp. Trong bài gợi ý các địa điểm có thể tổ chức tiệc liên hoan cuối năm chúng tôi đã làm rõ, về phần địa điểm quý công ty nên lựa chọn đầu tiên và liên hệ đặt chỗ với các bên đối tác sớm để phù hợp với kế hoạch trang trí, decor cho không gian buổi tiệc liên hoan cuối năm và đảm bảo đúng tiến độ.
Về thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức cho một buổi tiệc liên hoan cuối năm thường được ưu tiên tổ chức vào buổi tối trong khoảng từ 16h tới 22h bao gồm các phần check in, phát biểu, vinh danh, văn nghệ, trò chơi và phần tiệc. Phần tiệc chính sẽ chiếm 50% thời lượng của buổi liên hoan sau đó là các phần phát biểu, định hướng và vinh danh chiếm 30% và các phần còn lại. Một số mốc thời gian cần lưu ý như: thời gian lên kế hoạch cho buổi year-end trong khoảng 4 tháng trước khi bắt đầu, thời gian tìm phòng tiệc, đặt phông rạp decor sân khẩu khoảng 2 đến 3 tháng trước khi bắt đầu, thời gian thông cáo về chương trình year-end tới nội bộ công ty và truyền thông khoảng 1 tháng trước khi bắt đầu. Đặc biệt là thời gian chuẩn bị một diện mạo đẹp để tham gia buổi tiệc liên hoan của công ty là NGAY BÂY GIỜ!
Về chương trình tổ chức
Có rất nhiều gợi ý các phần chương trình có thể tổ chức trong một buổi liên hoan cuối năm thường bao gồm phần lễ và phần tiệc. Phần lễ thường bao gồm các phần checkin, phát biểu, vinh danh, trò chơi, định hướng. Trong phần lễ để tăng phần hình thức cho buổi tiệc chúng ta có thể đặt ra một vài quy tắc như dresscode, hoa cài áo, vòng tay,... cùng ý tưởng decor theo chủ đề văn hóa công ty, để tăng phần sôi động cho chương trình có thể dùng một số trò chơi ghép đôi, con số may mắn, trò chơi tập thể hay check in đẹp rinh quà to,... Về phần tiệc có thể đi kèm các chương trình văn nghệ của nhân viên trong công ty theo hình thức thi lấy giải, trao quà,...Để tăng thu hoạch cho buổi tiệc trở nên trọn vẹn nhất chương trình có thể kết thúc sâu lắng bằng phần phút tâm sự, chia sẻ thật lòng của các thành viên trong công ty hay kết thúc cực cháy, hết mình bằng phần quẩy EDM sôi động.
Về thực đơn tổ chức
Thực đơn cho buổi liên hoan cuối năm thường bao gồm một số món ăn trong ngày tết như bánh chưng, giò lụa, giò tai, hành muối, canh măng, thịt đông,... và những món ăn theo thực đơn được thiết kế theo văn hóa riêng của từng công ty. Thực đơn cho công ty truyền thống, thực đơn cho công ty nước ngoài, thực đơn cho công ty gen Z, thực đơn cho công ty mê nhậu, thực đơn cho công ty healthy,... Thực đơn thường được thiết kế để phù hợp với văn hóa ăn tiệc của các thành viên trong công ty cùng nhân sách và số lượng thành viên. Thực đơn Year-end Party cũng tùy hình thức đặt tiệc của các doanh nghiệp, có thể đặt tiệc theo mâm chọn món, tiệc buffet hay tiệc finger-food.